„Als Direktorin sehe ich meine Verantwortung darin, sicherzustellen, dass mein Team optimal arbeiten kann“: Renée Werner im Mitarbeiter-Interview

Eine unserer vielen Stärken? Die schnelle und zuverlässige Rekrutierung von Studienteilnehmer*innen! Wesentlich dazu beigetragen hat Renée Werner: Vor etwa viereinhalb Jahren hat sie als Studentin bei emovis im Marketing angefangen – inzwischen ist sie Direktorin der Abteilung Customer Success. Im Interview erzählt Renée unter anderem von der Entwicklung unserer Dienstleistung Patient Access Group, ihren bisherigen bei emovis gewonnenen Erkenntnissen und ihrem Aufenthalt in Südafrika.

Wann und wie bist du zu emovis gekommen? Was hast du davor gemacht?

Ursprünglich bin ich gelernte Hotelfachfrau. Nach meiner Ausbildung habe ich mir ein Jahr Auszeit gegönnt, bin durch die Welt gereist, und habe dann ein Druck- und Medientechnik-Studium an der Berliner Hochschule für Technik (damals noch Beuth Hochschule für Technik Berlin) angefangen. So bin ich schließlich im September 2017 als Studentin zu emovis gekommen. Auf die Stelle aufmerksam geworden war ich durch meine Schwester Ninon Armbrust, die damals noch als Study Coordinator gearbeitet hat. Eigentlich ging es um einen Job an der Rezeption – durch meine Ausbildung hätte das ganz gut gepasst. Aber dann wurde eine Stelle im Marketing frei, die mir im Hinblick auf meinen Studiengang natürlich viel geeigneter erschien. Also bewarb ich mich kurzerhand stattdessen um diesen Job und konnte zu meiner Freude relativ schnell anfangen.

Inzwischen bist du seit über einem Jahr Director of Customer Success. Wie sieht ein „typischer“ Arbeitstag von dir aus?

Ich habe das Gefühl, noch keinen typischen Arbeitsalltag zu haben. Jedenfalls was meine Aufgaben angeht – die Abteilung wurde komplett neu gegründet mit mir als Direktorin. Im ersten Jahr war ich damit beschäftigt, das „Grundgerüst“ aufzubauen: Stellenbeschreibungen formulieren, Mitarbeiter*innen einstellen, Arbeits- und Meetingstrukturen schaffen, … Erst jetzt komme ich allmählich dazu, meine eigentlichen Aufgaben auszuführen. Was meinen zeitlichen Tagesablauf anbelangt, bin ich wohl eindeutig eine „Lerche“: Ich stehe gern sehr früh auf – üblicherweise zwischen 05:00 und 05:30 Uhr –, mache dann meistens direkt Yoga und bin, wenn es gut läuft, spätestens um 07:30 Uhr im Büro. Ich nutze gern die Morgenstunden, wenn noch nicht so viele Personen arbeiten, um dann strukturiert und produktiv etwas zu schaffen. Diese Theorie bzw. diesen Rhythmus haben aber auch einige andere Mitarbeiter*innen bei emovis. Manchmal ist das Büro um 7:30 Uhr schon recht voll und dann fühle ich mich, als hätte ich ausgeschlafen.

Was ist das Wichtigste/Herausforderndste an deinem Job?

Als Direktorin sehe ich meine Verantwortung darin, sicherzustellen, dass mein Team optimal arbeiten kann – und hierzu gehört für mich auch, immer ein offenes Ohr zu haben und die individuell benötigten Ressourcen zu schaffen. Hierbei wird es manchmal schwierig, genug Zeit für meine anderen Aufgaben zu finden – das ist eine Herausforderung, die mich schon mal unter Stress setzen kann. Was mir hilft alles unter einen Hut zu bekommen, ist meine „Meeting-Sperre“ am Vormittag. Da ich morgens am produktivsten bin, stelle ich mir meine Meetings alle erst ab 12 Uhr ein. Somit habe ich ungestörte Vormittage, an denen ich richtig in den Flow-Zustand kommen kann.

Was gelingt dir in deinem Job besonders gut?

Ich denke, dass ich sehr strukturiert arbeite und rational an Themen rangehe. Privat bin ich ein sehr emotionaler Mensch. Aber bei der Arbeit gelingt es mir gut den Blick auf das Wesentliche, meine Ziele und die meiner Teammitglieder zu lenken – da lasse ich meine Emotionen nicht so in den Vordergrund.

In deiner Funktion als Director of Customer Success leitest du auch die Patient Access Group. Wie ging die Entwicklung dieser Dienstleistung – von der ursprünglichen Idee bis hin zum aktuellen Aufbau – vonstatten?

Die Patient Access Group widmet sich der Patientenrekrutierung und auch der Durchführung von telefonischen Studienvisiten im deutschsprachigen Raum. Entwickelt hat sich dieser Service in den letzten Jahren. Anfangs war ich im Grunde allein dafür verantwortlich, passende Patient*innen für unsere Studien zu finden. Aber als Einzelperson kann man diese wichtige und komplexe Aufgabe einfach nicht bewältigen – nicht mal für ein Studienzentrum und schon gar nicht für mehrere. Ich hatte dann das Glück, dass die Geschäftsführung mir vertraut und Ressourcen zur Verfügung gestellt hat, um nach und nach ein eigenes kleines Team zusammenzustellen. Im nächsten Schritt habe ich angefangen, Strukturen, Workflows und Prozesse zu erstellen. Anfangs noch als Studentin, ein wenig später als Marketing Managerin. Das alles hat sich im Laufe der Zeit so professionalisiert, dass unsere Geschäftsführerin Frau Dr. Bettina Bergtholdt auf mich zukam und meinte: „Das ist so großartig, was du hier mittlerweile auf die Beine gestellt hast – es wäre eine Verschwendung, das nur für unser eigenes Studienzentrum zu nutzen!“ Und so haben wir beschlossen, diese Dienstleistung auch anderen Sites anzubieten, von unserem Standort in Berlin aus. In dem Zusammenhang hat emovis dann auch relativ schnell die Abteilung Customer Success gegründet, deren Leitung ich übernehmen durfte und die unter anderem den Service der Patient Access Group beinhaltet. Ich bin sehr stolz, wenn ich auf diese Entwicklung in den letzten 4,5 Jahren zurückblicke. Und ich bin auch sehr stolz auf mein Team, welches mittlerweile schon 15 Mitarbeiter*innen zählt. Ich war Anfang des Jahres eine längere Zeit im Urlaub und fand es sehr schön nach meiner Rückkehr zu sehen, dass alles glattgelaufen ist. Nach so kurzer Zeit habe ich bereits das Gefühl, dass die Strukturen schon so gut geschaffen sind, dass alle im Team ihren Platz und Aufgabenbereich genau kennen und ihre Arbeit eigenständig ausüben können. Das zeigt mir, dass ich etwas richtig gemacht habe.

Kannst du bitte erzählen, wie Projekte der Patient Access Group ablaufen und eins vorstellen?

Aktuell haben wir in unserem Studienzentrum ein Projekt, bei dem wir besonders erfolgreich rekrutieren. Dessen Sponsor ist auf uns zugekommen und hat gefragt, ob wir eine weitere Site diesbezüglich unterstützen können. Das haben wir natürlich bejaht. Jetzt ist unsere Werbung also auch in einer weiteren Stadt zu sehen. Die potenziellen Studienteilnehmer*innen melden sich bei unserem Patient Contact Service, also unserem Patiententelefon – und wir prüfen dann im ersten Prozess, ob sie gemäß der Ein- und Ausschlusskriterien der Studie grob geeignet sind. Ist das der Fall, übermitteln wir die Daten an das externe Studienzentrum. Neben der Rekrutierung übernehmen wir in diesem Projekt für alle beteiligten Sites – sowohl deutschland- als auch österreichweit – die telefonische Nachbeobachtung der Patient*innen. Der Service scheint sehr gut anzukommen, denn mittlerweile habe ich schon einige Anfragen von Auftraggeber*innen erhalten und freue mich auf die nächsten Projekte, die schon bald starten.

Was planst du sonst noch für die Zukunft der Patient Access Group?

emovis hat ja seit inzwischen über 20 Jahren sein Studienzentrum in Berlin. Wir haben hier eine tolle Community aufgebaut, die unsere Aktivitäten verfolgt, etwa durch Lesen unseres regelmäßig erscheinenden Patienten-Newsletters. Darunter sind zum einen Menschen, die einfach generell an klinischer Forschung interessiert sind und zum anderen Personen, die wiederholt an unseren Studien teilnehmen und emovis auch weiterempfehlen. Noch haben wir diese Community nur in Berlin – aber ich sehe sehr großes Potenzial, sie mithilfe der Patient Access Group deutschlandweit oder auch darüber hinaus auszubauen.

Welche Erkenntnisse – berufliche und persönliche – hast du in deiner bisherigen Zeit bei emovis und insbesondere als Director gewonnen?

Ich dachte bis vor Kurzem noch, dass ich total kreativ sei – bis ich dann im Rahmen meines Studiums mit sehr talentierten Student*innen bzw. beruflich mit richtigen Designer*innen  zusammengearbeitet habe. Da ist mir aufgefallen: „Oh, das ist ja doch nicht so meine Stärke!“ Das hat mich schon überrascht, zumal ich in meiner Anfangszeit bei emovis auch selbst Flyer und Plakate gestaltet habe – über die ich heute den Kopf schüttle, weil ich sie im Nachhinein schrecklich finde. Daher fiel es mir auch gar nicht so schwer, diesen Bereich abzugeben – inzwischen habe ich meine wahren Stärken wirklich gefunden. Diese liegen eher im strategischen/analytischen Bereich.

Eine andere Erkenntnis, die ich in meiner Position als Director gewonnen habe: dass Mitarbeiterführung – mit allem, was dazugehört, seien es Bewerbungsgespräche, Mitarbeitergespräche oder andere Aufgaben – ein deutlich größerer und zeitintensiverer Teil meines Jobs ist als angenommen.

Was tust du, um die Work-Life-Balance zu halten?

Das fällt mir glücklicherweise gar nicht so schwer, weil ich klar zwischen Arbeit und Freizeit trenne. In meiner freien Zeit bin ich sehr darauf bedacht, keine E-Mails zu checken und mein Arbeitstelefon auszuschalten. Ich denke es ist unserer aller Aufgabe, sowohl beruflich als auch privat, zu verinnerlichen, dass wir nicht immer erreichbar sein müssen. Ich bin fest davon überzeugt, dass diese ständige Erreichbarkeit und das Gefühl, dass das sein muss, krank macht.

Natürlich haben Schlüsselpositionen im Unternehmen auch meine private Telefonnummer und wenn wirklich mal etwas Dringendes ist, dann können sie sich melden (was allerdings bisher so gut wie nie vorgekommen ist). Das erlaubt mir, wirklich abzuschalten und ich verspüre überhaupt nicht den Drang, nach Feierabend oder im Urlaub in meine E-Mails zu schauen.

Ansonsten mache ich viel Yoga – das hilft mir sehr. Und wenn im Büro mal mein Stresspegel steigt, dann nehme ich mir gern fünf Minuten, um eine Runde zu meditieren. Das kann Wunder wirken!

Gerade warst du für zwei Monate in Südafrika. Wie hast du dort gearbeitet? Wie hast du den Kontakt zu deinen Mitarbeiter*innen gehalten?

In Südafrika war ich nicht nur beruflich aktiv, sondern ich habe die Gelegenheit genutzt und meinen Aufenthalt gesplittet: Ich habe meinen Jahresurlaub von vier Wochen genommen, die andere Hälfte der Zeit habe ich im Homeoffice gearbeitet. Der Zeitunterschied zu Deutschland beträgt ja nur eine Stunde – in puncto Arbeitsmeetings war das natürlich sehr praktisch. Ich habe mir immer ein schönes Plätzchen gesucht, meistens mit Blick auf den Pool, und dann genauso gearbeitet wie bei mir zu Hause. Auch der Kontakt zu meinen Mitarbeiter*innen in Berlin lief problemlos: Die meisten waren ebenfalls im Homeoffice – und durch Corona haben wir ja, denke ich, eh gut gelernt, digital in Verbindung zu bleiben.

Was war die größte Herausforderung während deiner Zeit in Südafrika?

Der Blick auf den Pool! 30 Grad und die ganze Zeit diese verlockende Aussicht – da habe ich mir in manchen Momenten schon gewünscht, den Laptop einfach zuzuklappen und Freizeit zu haben. Aber ich habe einen guten Kompromiss gefunden: Manche brauchen Raucherpausen – ich habe mir eben zwischendurch fünf Minuten im Pool gegönnt, bevor es dann erfrischt mit der Arbeit weiterging.

Ist es allen emovis-Mitarbeiter*innen möglich, im Ausland zu arbeiten?

Was meine Abteilung Customer Success – hierzu gehören die Bereiche Patientenrekrutierung, Marketing, Business Development und Patient Contact Service – anbelangt, kann ich das bejahen. Wobei es je nach Position natürlich unterschiedlich gut möglich ist:  Eine Marketing-Managerin beispielsweise kann wahrscheinlich komplett im Ausland arbeiten. Für unsere Kooperationsbeauftragte im Ärztenetzwerk hingegen ist es schwieriger – sie muss ja verschiedene Praxen vor Ort bzw. in Berlin besuchen. Aber auch in solchen Fällen schließe ich es nicht aus: Es gibt bestimmt immer Zeiten, in denen man viele administrative Aufgaben hat und nicht in der Stadt unterwegs ist – zumindest ein bis zwei Wochen Auslandsarbeit sollten da machbar sein. Mir als Director ist nur wichtig, dass meine Mitarbeiter*innen immer wieder mal in Berlin sind und man sich persönlich sieht, etwa in einem Team-Meeting oder bei einer Betriebsfeier. Was die anderen Abteilungen von emovis betrifft, gibt es sicherlich Jobs, in denen Auslandsarbeit bzw. Remote Work schlecht möglich ist. Vor allem bei den Kolleg*innen, die im Studienzentrum vor Ort arbeiten, gestaltet sich dieser Punkt schwierig. Trotzdem: Wenn jemand wirklich gern mal aus dem Ausland arbeiten möchte, dann schauen wir immer, was wir tun können, um diesen Wunsch umzusetzen.      

Renée, lieben Dank für das interessante Interview!

Sie möchten auch die anderen emovis-Mitarbeiter*innen besser kennenlernen? Hier finden Sie unser Interview mit Ninon Armbrust, der Direktorin unseres Studienzentrums, und hier gelangen Sie zu unserem Gespräch mit Mariella Brzoska vom Patiententelefon.

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