„Wir haben in den letzten Jahren eine unglaubliche Entwicklung durchlaufen.“: Daniel Schulz im Mitarbeiter-Interview

Vor zehn Jahren hat emovis Homecare Visits (HCV) gegründet. Daniel Schulz, Homecare Trial Coordinator, war damals hautnah dabei und kann daher interessante Einblicke in die Entstehung und Weiterentwicklung der Abteilung geben. Vor welchen Herausforderungen stand HCV damals? Wie werden unsere Hausbesuchskräfte vorbereitet? Was findet Daniel in seinem Job am wichtigsten? All das und vieles mehr über HCV und Daniel erfahren Sie in unserem Interview mit ihm.

Daniel, wann und wie bist du zu emovis gekommen und was hast du davor gemacht?

Ich habe eine Ausbildung zum Gesundheits- und Krankenpfleger absolviert und wollte danach ursprünglich im stationären Bereich arbeiten. Klinische Forschung hatte ich gar nicht im Sinne. Dass ich im Oktober 2008 bei emovis gelandet bin, habe ich einer guten Freundin, die hier ausgebildet wurde und als Studienkoordinatorin gearbeitet hat, zu verdanken: Von ihr erfuhr ich, dass für die Koordination einer bestimmten Studie dringend Personal gebraucht wurde. Mein Bewerbungsgespräch fand dann direkt mit der Geschäftsführerin Dr. Bettina Bergtholdt statt, da emovis viel weniger Mitarbeitende als heute hatte. Damals war auch das ganze Unternehmen deutlich kleiner und die internen Strukturen sahen ganz anders aus. So übernahmen beispielsweise die Studienkoordinierenden auch Aufgaben, für die es heute eigene Positionen gibt, etwa den Empfang oder das Patiententelefon.  

Wie war denn für dich der Einstieg in die klinische Forschung?

Zunächst galt es natürlich, die verschiedenen Regularien, beispielsweise die GCP oder die IATA, kennenzulernen. Somit hatte mein Einstieg eher wenig mit meinem Ausbildungsberuf zu tun, da ich keinen direkten Kontakt zu den Patient*innen hatte. Dennoch konnte ich von meinem Ausbildungswissen profitieren, seien es Kenntnisse zu den verschiedenen Krankheitsbildern oder das Bewusstsein darüber, dass beim Umgang mit Menschen Empathie ein wesentlicher Faktor ist.  

Du warst vor zehn Jahren bei der Gründung von Homecare Visits (HCV) dabei. Wie ging diese vonstatten und vor welchen Herausforderungen stand die Abteilung damals?

Ein Auftraggeber trat an uns heran mit der Bitte, die Krankenpflegenden in einem Krankenhaus hinsichtlich des Einsatzes von Infusionspumpen zu trainieren. Das hatten wir zuvor noch nie gemacht. Und dass es sich hierbei um einen Teil einer Studie, in welcher auch Hausbesuche vorgesehen waren, handelte, erfuhren wir erst später. Durch diese Anfrage eröffnete sich für uns als Firma ein komplett neues Betätigungsfeld.

Wir wurden also darauf geschult, das Training bei den Krankenpflegenden durchzuführen, da diese Infusionspumpen bei den Hausbesuchen verwendet werden sollten. Die Studie startete dann auch recht schnell. Ein Studienzentrum in Hannover benötigte Hausbesuchskräfte, aber wir wussten zu dieser Zeit noch nicht, wie man diese rekrutiert. Also sind wir anfangs noch selbst zu den Patient*innen und auch den Studienzentren – um das Studienpersonal kennenzulernen – gefahren. Später haben wir damit begonnen, über die Gelben Seiten die ersten Hausbesuchskräfte zu rekrutieren.

Die große Herausforderung damals bestand darin, dass es natürlich noch keine Strukturen und Arbeitsabläufe gab. Die haben sich erst nach und nach entwickelt durch Learning by Doing.  Mit der Zeit hatten wir dann so eine Art Matrix erarbeitet, durch die nachvollzogen werden konnte, welche Studie wie lange gedauert hat. Mittlerweile haben wir viele Arbeitsschritte definiert und es gibt eine Qualitätssicherung innerhalb unseres Unternehmens.

Auch die fortschreitende Digitalisierung hat einiges verändert: Damals sind wir noch sehr viel gereist, haben die Trainings vor Ort durchgeführt und viele Arbeitsanweisungen der des Studienzentrums kamen per Fax. Inzwischen läuft das meiste remote ab und wir arbeiten im Büro kaum noch mit Papier, sondern nahezu ausschließlich digital.

Zu Beginn habt ihr die Hausbesuche zu dritt organisiert. Wann kamen denn neue Teammitglieder hinzu?

Gestartet haben wir zu dritt, aber nach einiger Zeit hat die eine Kollegin das Equipment Management übernommen. Als dann neue Betätigungsfelder in UK entstanden, arbeitete ich mit einer anderen Kollegin, Wenke Schult, zusammen. Und dann ging es step-by-step voran. Anschließend kam noch Frankreich hinzu, wodurch unser Team um ein paar französische Mitarbeitende gewachsen ist. 2015 ist Audrey Mouisse als Koordinatorin dazugestoßen und nach und nach sind viele neue Kolleg*innen hinzugekommen. Vor etwa zwei Jahren hat sich unsere Abteilung nahezu verdoppelt.

Beschreibe deinen Job: Wie sieht ein „typischer“ Arbeitstag aus?

Mein typischer Arbeitsalltag besteht aus vielen E-Mails und Telefonaten, denn ich bin direkter Ansprechpartner für Auftraggebende, Hausbesuchskräfte, Krankenhauspersonal und Kurier*innen, wenn es um das Klären von Fragen und Problemen geht. Außerdem prüfe ich sämtliche Unterlagen für die Hausbesuche dahingehend, dass sie inhaltlich vollständig, integer, fehlerfrei und nach den Regularien der GCP erstellt wurden. Darüber hinaus organisiere ich die Trainings für die Hausbesuchskräfte und überprüfe in unserer Datenbank, wann welche Visite stattfindet. Davon abgesehen übernehme ich viele Rechercheaufträge und bilde mich zwischendurch hinsichtlich neuer bzw. nicht so häufiger Indikationen fort. Da ich mehrere Studien gleichzeitig betreue, kommt da schon einiges an Aufgaben zusammen.

Du bereitest die Hausbesuchskräfte auf ihren Einsatz vor. Wie geht das vonstatten?

Grundsätzlich mache ich die Arbeit ja nicht allein, sondern im Team. Erst mal müssen wir natürlich darüber informiert werden, dass zur Durchführung einer Studie vor Ort Hausbesuchskräfte gebraucht werden. Dann geht es los mit der Rekrutierung: Wir haben inzwischen eine große Datenbank, die wir durchsuchen können. Werden wir dort nicht fündig, ist unser HR-Team gefragt. Sobald eine geeignete Hausbesuchskraft, die die grundlegenden Aufgaben einer*s Krankenpflegenden übernehmen kann, gefunden wurde, schließen wir mit dieser einen Vertrag – meist auf Honorarbasis – ab. Danach schulen wir sie für die entsprechenden Visiten, damit sie weiß, was konkret vor Ort zu tun ist. Anschließend kontaktieren wir das Equipment Management, welches dann der Hausbesuchskraft die notwendigen Materialien zuschickt. Nach der Visite ruft uns die Hausbesuchskraft gegebenenfalls – falls es vor Ort Probleme gab – an und schickt uns die relevanten Unterlagen eingescannt per E-Mail zu. Wir prüfen diese und geben der Hausbesuchskraft Feedback. Vor allem bei sehr komplexen Studien fragen wir ausführlich nach, wie es gelaufen ist.  Alles in allem ist es für mich als gelernter Krankenpfleger enorm von Vorteil, dass ich Hausbesuche auch selbst durchgeführt habe. Dadurch weiß ich, worauf es bei den Visiten ankommt.  

emovis ist mit dem Service HCV inzwischen in 16 europäischen Ländern aktiv. Unterscheiden sich die Visiten in den jeweiligen Ländern voneinander?

Der Ablauf ist immer sehr ähnlich. Wenn die gleiche Studie in mehreren Ländern durchgeführt wird, gibt es nur ein paar Details zu beachten. Das kann zum Beispiel eine zusätzliche Blutentnahme oder ein Schwangerschaftstest sein. Wobei es je nach Land noch andere Besonderheiten gibt. Beispielsweise sind unserer Erfahrung nach die Kurierdienste in bestimmten Ländern unzuverlässiger als in anderen. So etwas hat mit der Studie an sich nichts zu tun. Dennoch müssen wir solche Probleme, die gegebenenfalls für die Kolleg*innen vor Ort zusätzliche Arbeit bedeuten, im Blick haben. Außerdem dürfen die Hausbesuchskräfte nicht überall die gleichen Visitenaktivitäten durchführen. Daher müssen wir diese zum Teil den rechtlichen Vorgaben des jeweiligen Landes entsprechend anpassen.

Was ist das Wichtigste/Herausforderndste an deinem Job als Homecare Trial Coordinator?

Am wichtigsten ist, immer alle Fragen zu beantworten, viel Geduld zu haben und freundlich zu sein. Für mich hat sich eine Balance zwischen professionellem und lockerem Umgang bewährt. Man sollte den Menschen eine große Portion Empathie entgegenbringen und auf Augenhöhe begegnen. Das beinhaltet, dass man sie nicht mit zu vielen Informationen überlädt, sondern sie dort abholt, wo sie gerade stehen. Oder anders formuliert: Man sollte komplexe Sachen in möglichst einfachen Worten ausdrücken. Wobei sich das von Nation zu Nation auch noch mal unterscheidet. So muss ich beispielsweise mit amerikanischen Auftraggebenden anders sprechen als mit polnischen.

Was gelingt dir in deinem Job besonders gut?

Sachen geduldig erklären – das ist auch die Hauptaufgabe in meinem Job.

Welche Erkenntnisse – berufliche und persönliche – hast du in deiner bisherigen Zeit bei HCV gewonnen?

Ich habe beispielsweise viel darüber gelernt, wie man sich im Geschäftsleben bewegt, etwa, worauf man beim Umgang mit Menschen verschiedener Nationen achten sollte – denn sowohl unsere geschäftlichen Kontakte als auch unsere Teammitglieder sind international. Vor allem aber ist mir bewusst geworden, wie wichtig eine gute Work-Life-Balance ist. Unsere flexiblen Arbeitszeiten bringen da weitaus mehr Vorteile und Möglichkeiten mit sich als starre Arbeitszeitmodelle.

Kürzlich habt ihr bei HCV zehnjähriges Jubiläum gefeiert. Worauf bist du besonders stolz?

Ich bin sehr stolz darauf, dass unser Team so ist, wie es ist. Wir haben in den letzten Jahren eine unglaubliche Entwicklung durchlaufen. Inzwischen haben wir eine Struktur erarbeitet, die sich wirklich sehen lassen kann. Besonders stolz bin ich natürlich auf unsere Reputation und das Feedback von den Studienzentren, mit denen wir zusammenarbeiten.

Was tust du, um deine Work-Life-Balance zu halten?

Seit der Pandemie ist es mir möglich, auch im Homeoffice zu arbeiten, was sich sehr positiv auf meine Arbeitsleistung ausgewirkt hat. Derzeit bin ich zweimal pro Woche im Büro. Aber ich achte darauf, zu Hause eine klare Grenze zwischen Arbeit und Privatem zu ziehen. Zum Beispiel habe ich einen separaten Arbeitsraum, trage entsprechende Kleidung und gönne mir genügend Pausen. An langen Arbeitstagen gehe ich zwischendurch spazieren oder treibe Sport. Zum Feierabend schalte ich mein Arbeitshandy aus und lese keine E-Mails mehr – auch das gehört zu einer gesunden Work-Life-Balance.

Daniel, lieben Dank für das interessante Gespräch!

Liebe Lesenden, wir danken Ihnen für Ihr Interesse und hoffen, Sie hatten Spaß beim Lesen unseres Interviews mit Daniel Schulz.

Auf unserem Blog sind einige weitere spannende Gespräche mit emovis-Mitarbeitenden zu finden. So können Sie beispielsweise in Teil 1 und Teil 2 unseres Interview mit Annika Schuett, Director of Homecare Visits, und Carolina Martins, Homecare Trial Project Manager, lesen.

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